Controlar qué fuentes ve cada versión

Una de las capacidades más importantes de las versiones de agente es controlar con precisión qué conocimiento puede recuperar el asistente al responder. Esto no es solo una cuestión de relevancia: también es una medida de seguridad para evitar que información confidencial llegue a personas que no deberían verla.

Cómo funciona la asignación de fuentes

Cada versión tiene una lista de carpetas y áreas permitidas. Cuando un usuario hace una pregunta, el asistente solo busca respuestas en las fuentes que están dentro de esa lista. El contenido de otras carpetas, aunque exista en el cerebro, no aparece en las respuestas ni en las citas de esa versión.

Este control opera a dos niveles que se combinan:

1. Asignación de la versión: el administrador define explícitamente qué carpetas puede usar cada versión.
2. Permisos por unidad organizativa (para usuarios autenticados): si el usuario es un empleado autenticado, solo ve además el conocimiento de las unidades a las que pertenece.

Ambos filtros se aplican juntos: el asistente responde con la intersección de lo que la versión permite y lo que el usuario puede ver.

Asignar carpetas a una versión

Desde el panel de administración, accede a la versión y abre la pestaña de Fuentes. Verás el árbol de carpetas del cerebro de tu organización. Puedes:

• Activar una carpeta completa: el asistente accede a todos los documentos de esa carpeta y sus subcarpetas.
• Desactivar una carpeta: aunque el conocimiento esté en el cerebro, esta versión no lo usará.
• Anclaje de fuentes: marca ciertas fuentes como ancladas para que el asistente las incluya siempre en el contexto, incluso cuando la pregunta no las menciona directamente. Útil para fichas de producto o procedimientos que deben estar siempre presentes.

Escenarios comunes

Versión para clientes externos

Asigna únicamente las carpetas de productos, preguntas frecuentes y políticas públicas. Deja fuera los manuales internos, las políticas de recursos humanos y cualquier documento marcado como confidencial.

Versión para el equipo de ventas

Incluye las carpetas de clientes, fichas de producto, catálogo de precios y materiales de presentación. Excluye la documentación técnica profunda que no es relevante para el proceso de venta.

Versión para el departamento legal

Asigna las carpetas de normativa, contratos tipo y jurisprudencia interna. Excluye las carpetas de finanzas y operaciones que no forman parte del ámbito legal.

Versión de atención ciudadana

Asigna solo las carpetas de trámites públicos, normativa vigente y preguntas frecuentes de ciudadanos. Nunca asignes carpetas con datos de expedientes individuales a una versión pública.

Qué ocurre si una pregunta va más allá de las fuentes asignadas

Si un usuario pregunta algo que no tiene respuesta en las fuentes que la versión puede ver, el asistente lo indica de forma transparente: "No tengo información sobre ese tema en este asistente." No improvisa respuestas basadas en conocimiento general no verificado.

Actualizar fuentes de una versión publicada

Puedes modificar las fuentes de una versión en cualquier momento, incluso si el widget ya está publicado en tu sitio web. El cambio entra en vigor de inmediato para las nuevas conversaciones; las conversaciones activas en ese momento finalizan con la configuración anterior.