Subir documentos PDF y Office
Guía paso a paso para cargar documentos PDF, Word, PowerPoint y Excel al cerebro de killari.ai desde el backoffice.
Subir documentos es la forma más habitual de alimentar el cerebro de killari.ai. Tanto los PDF con texto seleccionable como los archivos escaneados, Word, PowerPoint y Excel son bienvenidos. El proceso es asíncrono: la plataforma procesa el archivo en segundo plano y tú puedes seguir trabajando sin esperar.
Formatos soportados
| Formato | Extensión |
|---|---|
| PDF (texto o escaneado) | .pdf |
| Word | .docx |
| PowerPoint | .pptx |
| Excel | .xlsx |
Paso a paso
1. Abre el panel de Conocimiento
En el menú lateral del backoffice, selecciona Conocimiento y luego Fuentes. Verás la lista de todas las fuentes que ya forman parte del cerebro.
2. Añade una nueva fuente
Haz clic en Añadir fuente y elige la opción Documento. Se abrirá el área de carga.
3. Selecciona el archivo
Arrastra el archivo al área indicada o haz clic para abrirlo desde tu equipo. El tamaño máximo por archivo es de 500 MB. Si necesitas subir un documento más grande, divídelo en partes antes de cargarlo.
4. Completa los metadatos
Antes de confirmar, el sistema te pedirá:
- Título: nombre que aparecerá en las citas del asistente. Usa un nombre descriptivo y reconocible para tus usuarios (por ejemplo, "Reglamento interno 2025").
- Área o unidad (opcional): carpeta o unidad organizativa a la que pertenece este documento. Esto permite controlar qué versiones del asistente pueden acceder a él.
5. Confirma la carga
Haz clic en Procesar. La plataforma responde de inmediato y el documento queda en estado Pendiente. El procesamiento comienza en segundos en segundo plano.
Estados de procesamiento
Una vez iniciada la carga, el documento pasa por los siguientes estados:
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Pendiente | En cola, esperando procesamiento |
| Procesando | Extracción y análisis de contenido en curso |
| Completado | Disponible para el asistente |
| Error | Ocurrió un problema; puedes ver el detalle y reintentar |
Puedes consultar el estado de todos tus documentos en el panel Estado de procesamiento.
Cómo funciona el OCR para documentos escaneados
Si subes un PDF escaneado (por ejemplo, una copia digitalizada de un contrato firmado), la plataforma aplica reconocimiento óptico de caracteres para extraer el texto. Las páginas con tipografía clara se procesan con alta precisión. Las páginas con tablas complejas, firmas o sellos también se procesan, aunque pueden requerir una revisión posterior de las citas.
Actualizar un documento existente
Cuando el contenido de un documento cambia (nueva versión de un reglamento, precios actualizados), tienes dos opciones:
- Subir la nueva versión como una fuente nueva y archivar la anterior.
- Editar los metadatos de la fuente existente y usar la opción Re-procesar para que el asistente trabaje con el contenido actualizado.
Organizar los documentos en carpetas
Una vez procesado, puedes asignar el documento a una carpeta o área desde el panel de Fuentes. Esto te permite controlar con precisión qué versiones del asistente tienen acceso a cada documento. Consulta Organizar en carpetas y áreas para más detalles.