Organizar en carpetas y áreas

El cerebro de killari.ai puede contener documentos de distintas áreas de tu organización —finanzas, legal, recursos humanos, atención al cliente— con distintos niveles de acceso. Las carpetas son la herramienta para organizar ese conocimiento y controlar quién puede consultarlo a través del asistente.

Qué es una carpeta

Una carpeta agrupa fuentes (documentos, audios, páginas web) bajo un nombre y una audiencia definida. Cuando el asistente responde una pregunta, solo recupera fragmentos de las carpetas a las que el usuario tiene acceso.

Las carpetas también permiten asignar documentos a áreas o unidades organizativas, de modo que los empleados de Finanzas solo vean el conocimiento de Finanzas, aunque otros documentos existan en el mismo cerebro.

Crear una carpeta

1. Ve a Cerebro → Carpetas en el backoffice.
2. Haz clic en Nueva carpeta.
3. Escribe un nombre descriptivo (por ejemplo, "Políticas de RRHH" o "Manuales de Operaciones").
4. Selecciona la clasificación de acceso:
   • Pública: cualquier usuario del asistente puede consultar su contenido, incluso en versiones abiertas.
   • Restringida: solo las unidades organizativas que tú indiques tienen acceso.
   • Privada: acceso cerrado; solo lo ven explícitamente quienes tengas asignados.
5. Si la clasificación es Restringida o Privada, agrega las unidades organizativas autorizadas.
6. Guarda.

Asignar documentos a una carpeta

Al subir una fuente, el último paso del formulario te pide que elijas la carpeta de destino. También puedes moverla después:

1. Ve a Cerebro → Fuentes.
2. Selecciona uno o varios documentos.
3. Haz clic en Mover a carpeta y elige el destino.

Unidades organizativas y herencia de acceso

killari.ai maneja una jerarquía de unidades organizativas (por ejemplo, Dirección General → Gerencia de Operaciones → Área de Logística). Cuando asignas acceso a una unidad, sus unidades descendientes también heredan ese acceso.

Por ejemplo, si autorizas a "Gerencia de Operaciones" para ver la carpeta "Manuales de Operaciones", el personal del Área de Logística (unidad descendiente) también podrá consultarla sin que tengas que agregarlos uno por uno.

Carpetas y versiones de agente

Las carpetas trabajan junto con las versiones de agente: puedes tener una versión de asistente para clientes (que solo ve carpetas públicas) y otra para el equipo interno (que puede acceder a carpetas restringidas de su área).

Un documento en una carpeta restringida nunca aparecerá en las respuestas de una versión pública, aunque el documento esté en el mismo cerebro.

Eliminar o archivar una carpeta

Si ya no necesitas una carpeta, puedes:

• Archivar: las fuentes se conservan pero no participan en las respuestas del asistente. Útil para contenido obsoleto que aún quieres mantener por historial.
• Eliminar: elimina la carpeta y desvincula sus fuentes. Las fuentes no se borran del cerebro; quedan sin carpeta asignada hasta que las muevas a otra.